Règlement machines : importateur, distributeur, quasi-machine, qui fait quoi ?

Le règlement machines (UE) 2023/1230 ne vise pas que le fabricant. Il fixe aussi, article par article, ce que doivent faire le mandataire, l’importateur et le distributeur, et il réécrit les règles des quasi-machines. Voici qui fait quoi, ce que chacun doit vérifier, ce que l’intégrateur d’une quasi-machine doit recevoir, le cas fréquent de la machine achetée hors de l’UE et la situation des fabricants suisses. État au 2 novembre 2026.

Qui fait quoi dans le règlement machines ?

Le règlement machines répartit les obligations entre quatre opérateurs économiques : le fabricant, qui garantit la conformité, le mandataire, qui le représente dans l’Union, l’importateur, qui fait entrer le produit sur le marché de l’Union, et le distributeur, qui le revend ensuite. Les définitions figurent à l’article 3, points 18 à 22 ; l’utilisateur, lui, n’est pas un opérateur économique.

Rôle	Définition (art. 3)	Obligations
Fabricant	Fabrique ou fait concevoir ou fabriquer un produit et le commercialise sous son nom ou sa marque, ou le met en service pour son propre usage (point 18)	Art. 10 (machines), art. 11 (quasi-machines)
Mandataire	Établi dans l’Union, a reçu un mandat écrit du fabricant pour agir en son nom pour des tâches déterminées (point 19)	Art. 12
Importateur	Établi dans l’Union, met sur le marché de l’Union un produit provenant d’un pays tiers (point 20)	Art. 13 (machines), art. 14 (quasi-machines)
Distributeur	Membre de la chaîne d’approvisionnement, autre que le fabricant ou l’importateur, qui met un produit à disposition sur le marché (point 21)	Art. 15 (machines), art. 16 (quasi-machines)
Opérateur économique	Le fabricant, le mandataire, l’importateur ou le distributeur (point 22)	Art. 17 à 19 (changement de statut, traçabilité)

Deux définitions décident souvent du rôle. La mise sur le marché est la première mise à disposition d’un produit sur le marché de l’Union (point 12), la mise à disposition étant toute fourniture dans le cadre d’une activité commerciale, à titre onéreux ou gratuit (point 11). La mise en service est la première utilisation d’une machine dans l’Union, conformément à sa destination (point 13). Une même entreprise peut cumuler plusieurs rôles selon les produits : fabricant de ses machines, importateur d’une gamme asiatique, distributeur de machines achetées en Allemagne.

Quel est mon rôle pour cette machine ?

1Concevez-vous ou faites-vous fabriquer le produit pour le vendre sous votre nom ou votre marque, ou le fabriquez-vous pour votre propre usage ?Y compris un importateur ou un distributeur qui vend sous sa marque ou modifie le produit de telle manière que la conformité risque d'en être affectée (art. 17)

OuiFabricant

Art. 10 pour une machine, art. 11 pour une quasi-machine.

NonContinuer

Passer à la question 2.

2Êtes-vous établi dans l'UE et faites-vous la première fourniture dans l'UE d'un produit venant d'un pays tiers ?Vous achetez à un fabricant hors UE pour revendre ou louer dans l'UE

OuiImportateur

Art. 13 pour une machine, art. 14 pour une quasi-machine.

NonContinuer

Passer à la question 3.

3Revendez-vous un produit déjà mis sur le marché de l'UE par un fabricant ou un importateur ?

OuiDistributeur

Art. 15 pour une machine, art. 16 pour une quasi-machine.

NonUtilisateur

Vous achetez pour votre propre usage : pas d'obligation d'opérateur, mais la machine doit être conforme avant sa mise en service. Si elle vient d'un pays tiers, voir la section dédiée.

Dans tous les cas

• Si vous agissez sur mandat écrit d'un fabricant, vous êtes aussi son mandataire pour les tâches du mandat (art. 12).
• Si vous apportez une modification substantielle à une machine, vous devenez fabricant de cette machine (art. 18).
• Le rôle s'apprécie produit par produit, et pour chaque mise sur le marché.

Les obligations de chaque opérateur

Le fabricant porte la conformité ; les autres opérateurs vérifient, transmettent et conservent. Plus un opérateur est proche de l’entrée sur le marché de l’Union, plus ses vérifications sont étendues.

La chaîne des opérateurs et leurs obligations clés

Obligation	Fabricant	Mandataire	Importateur	Distributeur
Conception conforme à l’annexe III	Oui (art. 10, par. 1)	Exclu du mandat (art. 12, par. 1)	Ne met sur le marché que des produits conformes (art. 13, par. 1)	Diligence requise (art. 15, par. 1)
Documentation technique	L’établit (annexe IV, partie A)	Exclue du mandat ; la tient à disposition 10 ans	Vérifie qu’elle existe et peut être fournie aux autorités (art. 13, par. 2 et 8)	Non
Procédure d’évaluation de la conformité	L’applique (art. 25)	Selon le mandat	Vérifie qu’elle a été appliquée (art. 13, par. 2)	Non
Marquage CE, déclaration UE, notice	Les établit et les fournit (art. 10, par. 2, 7 et 8)	Non	Vérifie (art. 13, par. 2 et 4)	Vérifie, y compris la langue de la notice (art. 15, par. 2)
Nom et coordonnées sur le produit	Les siennes (art. 10, par. 6)	Non	Ajoute les siennes (art. 13, par. 3)	Vérifie celles du fabricant et de l’importateur (art. 15, par. 2, let. d)
Stockage et transport	Non précisé	Non	Ne compromettent pas la conformité (art. 13, par. 5)	Idem (art. 15, par. 4)
Conservation 10 ans	Documentation et déclaration UE (art. 10, par. 3)	Documentation et déclaration UE (art. 12, par. 2, let. a)	Copie de la déclaration UE (art. 13, par. 8)	Non, hors traçabilité de l’art. 19
Code source ou logique de programmation, sur demande motivée	Oui (art. 10, par. 3)	Selon le mandat	Oui, « le cas échéant » (art. 13, par. 8)	Non
Produit non conforme ou dangereux	Mesures correctives, information des autorités (art. 10, par. 9)	Coopère (art. 12, par. 2, let. c)	Ne met pas sur le marché ; mesures correctives ; informe (art. 13, par. 2 et 7)	Ne met pas à disposition ; veille aux mesures correctives ; informe (art. 15, par. 3 et 5)

Le tableau vaut pour les machines et produits connexes. Pour les quasi-machines, les articles 11, 14 et 16 suivent la même logique, avec la déclaration UE d’incorporation et la notice d’assemblage à la place de la déclaration UE de conformité et de la notice d’instructions. L’article 14 ne reprend pas la mention du code source.

Importateur : ses obligations avant la mise sur le marché

L’importateur est le garant, dans l’Union, du travail d’un fabricant établi hors de l’Union : avant la première fourniture, il s’assure que la machine est conforme et documentée, et il engage son nom en l’apposant sur le produit. Le considérant 36 explique ce rôle : veiller à ce que les produits venant de pays tiers soient conformes et que la documentation technique reste à la disposition des autorités.

Concrètement, l’article 13 lui impose de :

1. s’assurer que la procédure d’évaluation de la conformité de l’article 25 a été appliquée par le fabricant, et que la documentation technique de l’annexe IV, partie A, a été établie (par. 2). Pour une machine de l’annexe I, partie A, cela suppose de vérifier l’intervention d’un organisme notifié ;
2. vérifier le marquage CE, les documents requis et les obligations du fabricant sur l’identification du produit, ses coordonnées et la déclaration UE de conformité (par. 2, renvoyant à l’art. 10, par. 5, 6 et 8) ;
3. indiquer ses propres nom, raison sociale ou marque, adresse postale et contact numérique sur la machine, ou à défaut sur l’emballage ou un document d’accompagnement (par. 3) ;
4. veiller à ce que la notice et les informations de l’annexe III accompagnent la machine (par. 4) ;
5. garantir des conditions de stockage et de transport qui ne compromettent pas la conformité (par. 5) ;
6. effectuer des essais par échantillonnage et tenir un registre des réclamations, lorsque les risques le justifient (par. 6) ;
7. conserver une copie de la déclaration UE de conformité pendant au moins dix ans et s’assurer que la documentation technique, y compris le cas échéant le code source ou la logique de programmation, peut être fournie aux autorités sur demande (par. 8).

S’il a des raisons de croire qu’une machine n’est pas conforme, l’importateur ne la met pas sur le marché tant qu’elle n’a pas été mise en conformité (par. 2). En pratique, cela suppose un accord avec le fabricant étranger : accès à la documentation technique sur demande des autorités, information sur les réclamations, coordination des rappels. Ce point se négocie avant la première commande, pas après un contrôle.

Distributeur : la diligence requise, et quand il devient fabricant

Le distributeur n’a pas à refaire l’évaluation de la conformité : il agit « avec la diligence requise » et contrôle, avant chaque mise à disposition, la présence des éléments visibles de conformité (art. 15, par. 1 et 2). Selon le considérant 38, il doit surtout veiller à ce que sa manière de manipuler le produit ne nuise pas à sa conformité.

Avant de mettre une machine à disposition, il vérifie que (art. 15, par. 2) :

• la machine porte le marquage CE ;
• elle est accompagnée de la déclaration UE de conformité, ou de l’adresse internet ou du code qui y donne accès (renvoi à l’art. 10, par. 8) ;
• la notice et les informations de l’annexe III l’accompagnent, dans une langue aisément compréhensible par les utilisateurs, déterminée par l’État où la machine est mise à disposition ;
• le fabricant et l’importateur ont apposé l’identification du produit et leurs coordonnées.

Pour une machine dont la notice est numérique, les règles du fabricant s’appliquent (art. 10, par. 7) ; voir notre article sur la notice numérique du règlement machines. Les unités déjà mises sur le marché conformément à la directive 2006/42/CE avant le 20 janvier 2027 peuvent continuer à être mises à disposition après cette date (art. 52, par. 1, et rectificatif du 4 juillet 2023). Une machine encore chez le fabricant ou l’importateur, pas encore mise sur le marché, n’est pas couverte.

Le cas où l’importateur ou le distributeur devient fabricant. L’article 17 lui applique les obligations des articles 10 et 11 dans deux situations : il met le produit sur le marché sous son propre nom ou sa propre marque, ou il modifie un produit déjà mis sur le marché de telle manière que la conformité risque d’en être affectée. Une machine importée et revendue sous marque propre impose donc la documentation technique, la procédure d’évaluation de la conformité et une déclaration UE au nom du revendeur. Selon notre lecture, le critère de l’article 17 (« risque d’en être affectée ») est plus large que celui de la modification substantielle ; voir la modification substantielle dans le règlement machines.

Enfin, tous les opérateurs doivent pouvoir dire aux autorités qui leur a fourni un produit et à qui ils l’ont fourni, et conserver ces informations pendant au moins dix ans (art. 19).

Quasi-machine : les obligations de son fabricant

Une quasi-machine est un ensemble qui ne peut pas assurer à lui seul une application définie et qui est uniquement destiné à être incorporé dans une machine (art. 3, point 10) ; son fabricant ne la marque pas CE au titre du règlement, mais établit une documentation technique, une notice d’assemblage et une déclaration UE d’incorporation (art. 11). Le considérant 21 explique cette « procédure spécifique » : toutes les exigences ne s’appliquent pas à une quasi-machine, mais la sécurité de l’ensemble final doit être préparée.

Le guide de la directive donnait l’exemple du robot industriel, généralement conçu sans application définie, et précisait qu’une machine qui fonctionne seule mais à laquelle il ne manque que ses protecteurs n’est pas une quasi-machine : elle ne peut pas être mise sur le marché en l’état (guide 2006/42/CE, éd. 2.3, § 46). Le chapitre correspondant du guide du règlement n’est pas encore rédigé.

Obligation du fabricant de quasi-machine	Base
Respecter les exigences essentielles pertinentes de l’annexe III	Art. 11, par. 1
Établir la documentation technique de l’annexe IV, partie B, y compris l’évaluation des risques, la liste des exigences appliquées et les essais montrant que la quasi-machine peut être incorporée en toute sécurité (let. m)	Art. 11, par. 2
Établir la déclaration UE d’incorporation selon l’annexe V, partie B, tenue à jour et traduite	Art. 11, par. 2 ; art. 22
Conserver documentation et déclaration au moins dix ans	Art. 11, par. 3
Marquer la désignation, l’année de construction, le modèle, la série ou le type et un numéro de lot ou de série	Art. 11, par. 5
Indiquer nom, adresse postale et contact numérique	Art. 11, par. 6
Fournir la notice d’assemblage de l’annexe XI, éventuellement numérique : accès indiqué, téléchargeable, en ligne au moins dix ans, papier gratuit sur demande au moment de l’achat dans un délai d’un mois	Art. 11, par. 7
Joindre la déclaration UE d’incorporation, ou son adresse internet ou code dans la notice d’assemblage ; version en ligne au moins dix ans	Art. 11, par. 8 ; annexe XI, point 3

L’article 22 ne décrit pas une procédure d’évaluation : il précise le contenu et la portée de la déclaration d’incorporation. Elle atteste que le respect des exigences pertinentes a été démontré (par. 1), suit le modèle de l’annexe V, partie B (par. 2), mentionne les autres actes de l’Union auxquels la quasi-machine est conforme (par. 3) et engage la responsabilité de son fabricant (par. 4).

Intégrateur : ce que vous devez recevoir et vérifier

Selon notre lecture, l’entreprise qui incorpore une quasi-machine devient fabricant de la machine finale (art. 3, point 18, et art. 10), puisque la quasi-machine ne doit pas être mise en service avant que la machine finale ait été déclarée conforme (annexe V, partie B, point 8) : elle doit recevoir la déclaration d’incorporation et la notice d’assemblage, vérifier qu’elles disent ce qui reste à faire, puis traiter elle-même tout ce que le fabricant de la quasi-machine n’a pas couvert. Les deux documents entrent dans son propre dossier technique (annexe IV, partie A, let. j).

À recevoir	Base	Ce que vous vérifiez
Déclaration UE d’incorporation	Art. 11, par. 8 ; annexe V, partie B	Identification exacte du modèle et du numéro de série ; liste des exigences essentielles appliquées et remplies (point 5) ; normes appliquées et parties appliquées (point 6) ; engagement de transmettre les informations aux autorités (point 7) ; mention de non mise en service avant la déclaration de conformité de la machine finale (point 8) ; signature
Notice d’assemblage	Art. 11, par. 7 ; annexe XI	Conditions d’incorporation, montage et raccordement ; exigences essentielles qui s’appliquent (point 2, let. f) ; contre-indications ; caractéristiques des outils ; réglage et entretien ; version correspondant au modèle (let. n) ; langue compréhensible
Marquage de la quasi-machine	Art. 11, par. 5 et 6	Désignation, année, type, numéro de série, coordonnées du fabricant ; celles de l’importateur si elle vient d’un pays tiers (art. 14, par. 3)
Documentation technique de l’annexe IV, partie B	Art. 11, par. 3	Elle est destinée aux autorités ; le règlement n’oblige pas à vous la remettre. Négociez les informations dont vous avez besoin, par exemple les données de sécurité de la commande

Ensuite, le travail d’intégrateur reste entier : appréciation du risque de la machine complète, en partant des exigences que la déclaration ne déclare pas remplies ; traitement des interfaces (commande, arrêt d’urgence, protecteurs, zones dangereuses) ; essais montrant que l’ensemble peut être assemblé et mis en service en toute sécurité (annexe IV, partie A, let. o) ; procédure de l’article 25 ; notice d’instructions, déclaration UE de conformité et marquage CE de la machine finale. Voir notre article sur la déclaration UE de conformité.

Deux erreurs reviennent souvent : accepter une déclaration d’incorporation qui ne liste aucune exigence, ce qui ne permet pas de savoir ce qui reste à traiter, et recevoir une machine complète accompagnée d’une simple déclaration d’incorporation. Dans le second cas, la machine n’est pas une quasi-machine et il manque son marquage CE.

Acheter une machine hors UE pour son propre usage

Une entreprise qui achète une machine à un fabricant établi hors de l’Union pour l’utiliser elle-même n’est pas, selon notre lecture, un importateur au sens strict, car elle ne fournit la machine à personne ; mais la machine doit être conforme avant sa mise en service, et c’est l’acheteur qui en subit les conséquences si elle ne l’est pas. C’est une interprétation : la Commission n’a pas encore publié le chapitre « Scope & Definitions » de son guide, encore à traiter selon le rapport du groupe éditorial du 22 octobre 2026.

Le raisonnement tient en trois points :

• L’importateur met le produit sur le marché (art. 3, point 20), c’est-à-dire en fait la première fourniture dans l’Union dans le cadre d’une activité commerciale (points 11 et 12). L’acheteur final reçoit la fourniture ; il ne la fait pas.
• La mise en service est la première utilisation dans l’Union (point 13). Le fabricant doit s’assurer de la conformité lorsqu’il met une machine sur le marché ou en service (art. 10, par. 1), et la libre circulation ne protège que les machines conformes (art. 4, par. 1).
• La directive était plus explicite. Sa définition du fabricant visait, à défaut de fabricant, toute personne qui met en service une machine, et le guide en déduisait que celui qui importe pour son propre usage une machine non marquée CE, lorsque le fabricant d’origine n’a pas rempli ses obligations, est considéré comme fabricant ; l’acheteur d’une machine marquée CE n’assume pas les obligations du fabricant (guide 2006/42/CE, éd. 2.3, § 81). Le règlement ne reprend pas cette règle subsidiaire. Il considère en revanche comme fabricant celui qui fabrique une machine pour son propre usage (art. 3, point 18, let. b, et considérant 35).

En pratique, la prudence ne change pas : exigez du fournisseur, dans le contrat, le marquage CE selon le règlement, la déclaration UE de conformité, la notice dans votre langue et ses coordonnées, et vérifiez-les à la réception. Si la machine arrive sans marquage ou avec une documentation insuffisante, ne la mettez pas en service : vous devriez alors reprendre vous-même le travail du fabricant, ce qui coûte souvent plus cher que l’écart de prix. Le droit du travail encadre en outre les équipements de travail mis à disposition par l’employeur : en Suisse, l’ordonnance sur la prévention des accidents (OPA, RS 832.30, art. 32a) ; dans l’UE, la directive 2009/104/CE.

Et en Suisse ?

En Suisse, le projet d’OMach révisée reprend les rôles européens par renvoi, et un fabricant suisse qui vend dans l’UE n’a aujourd’hui pas besoin d’opérateur économique dans l’Union grâce à l’ARM ; ce second point dépend de la mise à jour de l’ARM au 20 janvier 2027. Les deux sujets sont distincts.

Les deux scénarios possibles au 20 janvier 2027 sont détaillés dans notre article règlement machines : ce qui change pour un fabricant suisse.

Les opérateurs sur le marché suisse. Le projet d’OMach mis en consultation le 19 septembre 2025 renvoie aux articles 10 à 16 du règlement pour les obligations des fabricants, mandataires, importateurs et distributeurs (art. 7, al. 1), reprend l’article 17 pour l’importateur ou le distributeur qui devient fabricant (art. 7, al. 2), l’article 18 pour la modification substantielle (al. 3) et l’article 19 pour la traçabilité (al. 4). Selon l’annexe 1 du projet, « Union » se lit « Suisse », « pays tiers » se lit « autre pays » et « personne établie dans l’Union » se lit « personne établie en Suisse ». Le projet ne prévoit pas l’obligation d’apposer le marquage CE en Suisse, mais un marquage CE apposé selon le droit de l’UE peut être conservé (art. 5, al. 4).

Pour l’entreprise suisse qui importe une machine pour son propre usage, la loi sur la sécurité des produits est plus directe que le règlement : l’usage en propre d’un produit à des fins commerciales ou professionnelles est assimilé à une mise sur le marché (LSPro, art. 2, al. 3, let. a), et les obligations incombent au producteur et, à titre subsidiaire, à l’importateur, au distributeur ou au prestataire de services (art. 3, al. 6, let. b). Selon notre lecture, l’acheteur suisse d’une machine venant d’un autre pays doit donc pouvoir démontrer sa conformité.

Les fabricants suisses qui vendent dans l’UE. Dans sa fiche « Mutual Recognition Agreement (MRA) » du 13 juin 2025, le Conseil fédéral indique que, grâce à l’ARM, un fabricant suisse de machines n’a pas à désigner d’opérateur économique (importateur ou mandataire) dans l’UE, ni à indiquer les coordonnées d’un tel opérateur sur ses produits. La même fiche précise que si l’ARM cessait de s’appliquer aux machines, il faudrait une évaluation de la conformité dans l’UE, un opérateur économique établi dans l’UE et un réétiquetage. Le rapport explicatif du projet d’OMach rappelle que le règlement exige un opérateur économique dans l’UE lorsque le fabricant n’y est pas établi, que le chapitre machines de l’ARM devrait être mis à jour d’ici le 20 janvier 2027 et que le DEFR évalue les conséquences d’une absence de mise à jour.

Au 2 novembre 2026, nous n’avons pas trouvé de mise à jour publiée du chapitre machines de l’ARM. Faute de mise à jour au 20 janvier 2027, un fabricant suisse risque, selon notre lecture, d’être traité comme un fabricant de pays tiers pour ses nouvelles mises sur le marché, avec un importateur ou un mandataire établi dans l’UE. Préparez dès maintenant cette option avec vos distributeurs européens, sans la mettre en œuvre avant une communication officielle du SECO. Le contexte complet est présenté dans règlement machines 2023/1230 : ce qui change en 2027.

Par où commencer

Commencez par établir, produit par produit, votre rôle et les documents que vous devez fournir ou recevoir. Concrètement :

1. Cartographier vos flux : produits fabriqués, achetés hors UE, achetés dans l’UE, vendus sous votre marque, quasi-machines achetées ou vendues.
2. Attribuer un rôle à chaque flux avec l’arbre ci-dessus, en repérant les cas de l’article 17 (marque propre, modification).
3. Mettre à jour vos contrôles d’entrée : liste de vérification de l’article 13 ou 15 pour les machines, de l’annexe V, partie B, et de l’annexe XI pour les quasi-machines.
4. Réviser vos contrats fournisseurs : marquage CE selon le règlement, accès à la documentation technique sur demande des autorités, langue de la notice, information en cas de rappel.
5. Organiser la conservation : déclarations, notices et traçabilité amont et aval pendant au moins dix ans (art. 13, 19).
6. Pour un fabricant suisse, préparer un scénario avec importateur ou mandataire dans l’UE si l’ARM n’est pas mis à jour à temps.

Säfeli vérifie les déclarations d’incorporation et les notices d’assemblage que vous recevez, réalise l’appréciation du risque de la machine finale et prépare le dossier technique et le marquage CE. Voir notre page marquage CE des machines et, pour vos équipes achats, qualité et ingénierie, la formation Conformité machine. Säfeli accompagne ; le fabricant reste responsable de la conformité de son produit.